Resumen capítulo 15: Desarrollo estructural de la organización.

El desempeño de las personas en su trabajo depende de condiciones sistémicas, así mismo, la autoestima es lo que permite que arriesguen lo necesario para actuar en su puesto y emprender modificaciones a dichos sistemas y, por último, el personal que se ajusta la manera en que desempeñan sus roles, funciones y actividades.

  El diseño organizacional consiste en definir las áreas y niveles que deberán componer dicha organización, para ello es necesario:

1.- Permitir la interacción de las áreas y niveles que favorecen la adaptación a los cambios.

2.- Evitar las duplicaciones de funciones.

3.- Establecer pocos niveles organizacionales.

4.- Permitir que cada empleado se sienta importante en el logro de los resultados.

5.- Mantener el mínimo control necesario sobre el desempeño del trabajo.

Estructura y estrategia de negocio

El diseño de las estructuras debe estar en concordancia con la estrategia general del negocio.

Identificación de las áreas que compondrán una estructura.

Los procesos fundamentales que rigen el diseño estructurales por áreas son: la producción o transformación de materiales; comercialización de sus productos y servicios; investigación y desarrollo de nuevos productos y servicios; financiamiento desarrollo de la organización, y desarrollo del personal que integra la empresa.

Hay tres formas para impulsar una función específica mediante la creación de un elemento estructural:

Creando departamentos completos encargados de un rol, asignando la función a una sola persona con un alto nivel jerárquico y creando equipos temporales.

Tipos de estructuras

El desarrollo estructural contribuye a la articulación de diferentes elementos organizacionales:

1.- Permitiendo que se establezcan líneas de interacción mediante  dependencias directas o indirectas (staff).

2.- Creando comités o  equipos interdisciplinarios formales y permanentes.

3.- Formando estructuras de tipo matricial.

Estas tres propuestas propician que se adquieran las características de los  grupos de alto rendimiento.

Las líneas de dependencia directa muestran con precisión los puestos cuyos ocupantes son jefes de los ocupantes de otros puestos; las líneas de dependencias indirectas (staff) se crean cuando el de un puesto requiere compartir su experiencia o conocimiento con otro puesto, y las estructuras matriciales aseguran una mejor representatividad de los intereses e ideas de todos los empleados en las decisiones.

Los niveles organizacionales

Características de las estructuras organizacionales planas:

1.- La totalidad de la estructura consta de tres niveles: operativo, gerencial y directivo. 

2.- Se desarrolla una amplia labor de capacitación.

3.- Los grupos son habilitados como equipos autosugestivos.

4.- El rol gerencial se caracteriza por establecer contacto y desarrollar empatía; orientar a los demás; actuar como mentor y tutor, y confrontar y retar a las personas.

5.- Los directivos tienen como responsabilidad la supervisión general de los sistemas de trabajo.

Los equipos logran trabajar de manera autosugestiva cuando logran acuerdos, exploran alternativas para enfrentar los problemas, obtienen el compromiso para actuar y cuando manejan las excusas.

La distribución de los roles en las estructuras

Según Adizes, existen cuatro roles:

Productor: papel que deben desempeñar muchos puestos de la organización para conseguir los resultados esperados.

Administrador: debe mantener los controles en la organización.

Creativo: responsable de la búsqueda de nuevas alternativas o de innovación.

Integrador: atienden a las personas de la organización, procurando la integración.

Cualquier puesto debe poseer una combinación de los cuatro roles.

Ciclo de vida de las organizaciones

La madurez de una organización depende de la manera en la que logre conjutar la flexibilidad y una tendencia a establecer controles y mecanismos de normatividad.

Etapas:

Nacimiento: tienden a ser flexibles y orientadas al logro de resultados, para obtener ganancias y clientes es necesario establecer áreas pequeñas, alta capacidad de reorganización, y pocos niveles organizativos.

Adolescencia: caracterizada por intentos de establecer normatividad, reacciones rápidas, crecimiento no armonioso, expansión en el mercado y conatos de luchas entre mandos altos por lograr más poder interno.

Madurez: equilibrio en la estructura, se mantienen pocos niveles, flexibilidad en los cambios, departamentos pequeños y orientados a la innovación en diferentes campos y una fuerte preocupación por el cuidado de las personas que integran la organización.

Definición de los puestos en una estructura

Proceso para definir el número de puestos que integrarán una estructura:

1.- Analizar la visión y la misión del negocio.

2.- Explicar el plan estratégico del negocio.

3.- Identificar el sistema de trabajo y los procesos y subprocesos claves que se pretende afectar en esas áreas.

4.- Elaborar flujos de operación, políticas, procedimientos y roles.

5.- Determinar las áreas y los niveles que deben conformar la estructura.

6.- Determinar el número de puestos y las funciones específicas de cada uno de ellos.

Estrategias para las cargas del trabajo: contratar personal por tiempo parcial; implementar horarios de trabajo flexibles; escalonar horarios; desarrollar personal multihabilidades, y contratar personal “comodín”.

Descripción de puestos

Es una herramienta para determinar lo que se espera de los diferentes puestos.

Se elaboran mediante entrevistas con los ocupantes de los puestos, sus jefes directos y los clientes del mismo.

Beneficios: clara asignación de funciones, guía en necesidades de capacitación, facilita la elaboración de perfiles de reclutamiento y revisa la coherencia de los sistemas de trabajo.

Desventajas: Un clima deteriorado sirve como excusa para la falta de cooperación.

Marcos organizacionales

Describen la misión y los roles asignados a los ocupantes de una función particular.

Se concentra en el valor agregado que aporta un puesto a los objetivos de la institución.

Primero se debe identificar la misión, después se describen los roles fundamentales del puesto, seguidamente se hace una descripción completa de lo que se desea en cada uno de los roles.

En la elaboración del marco se realiza de forma inversa.

Valuación de puestos

Criterios:

Escolaridad requerida; experiencia laboral; habilidades físicas y mentales indispensables; nivel y tipo de relaciones que mantiene; impacto del puesto en el negocio, y niveles de riesgo del puesto.